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两部门:2018年退休人员养老金上调5%左右——新华网——湖南

2019-06-18 05:27 来源:凤凰社

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秘书是指掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

1基本概述

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秘书
    秘书是指掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

2工作职责

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1、按领导要求,协助经理起草日常公文、报告等相关文书资料。

2、做好各类行政文件的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确;需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。

3、负责公司会务的组织安排,会议纪要的编写,并对决议事项进行催办、查办和落实。

4、协调、安排好经理的日常行程。

5、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。

6、负责办公设备的添置、管理与登记工作,做到入有验收,出有手续,保证帐实相符,有据可查不出差错。

7、协调与各部门的关系,保证各部门联络畅通,并了解各部门工作内容,及时、准确地做好上传下达工作,以便更好地促进相关工作的推进。

8、协助做好公司内职工的职称、职务的评聘和出勤、考核工作。

9、负责行政、人事资料的收集、整理、移交工作。

10、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。

11、负责办公室财务、行政机要和信息保密工作。

12、负责本人及领导办公场所的卫生清洁,准备好领导的文具、茶水,使办公物品摆放有序,看起来干净整洁。

13、负责公司网站建设,对外宣传和电子邮箱管理。

3工作性质

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【(一)秘书的根本性质——辅助性】

辅助性是秘书部门天生的属性

辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求

辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的

【(二)秘书工作的特征】

与其他具有辅助性职能的工作相比,秘书工作具有以下的特征:

1.中介性

秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用,另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2.直接性

秘书工作的直接性体现在:在行政组织上,在岗位设置上,在工作程序上

3.全面性

是体现在职能辅助的全面性上

是体现在过程辅助的全面性上

4.服务性

人们把秘书工作比喻为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,把秘书工作说成“没大没小,没完没了”。

5.被动性

秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6.潜隐性

秘书工作的潜隐性表现在三个方面:

活动名义的假借性

活动过程的幕后性

劳动成果的潜在性

7.机密性

关于这点,我们将在后面具体阐述。

4能力素质

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一、努力提高表达能力

在现代社会,由于经济的迅猛发展,人们之间的交往日益频繁,语言表达能力的重要性也日益增强,好口才越来越被认为是现代人所应具有的必备能力。作为现代人,我们不仅要有新的思想和见解,还要能在别人面前很好地表达出来。所以表达能力也是文秘人员的重要能力之一,我们平时汇报工作、接待来客、协调沟通等都要通过表达。

有人说,秘书工作是“四水”工作,即“磨脑水、喝墨水、流汗水、没油水”其中的“磨脑水、喝墨水”就要求我们要努力提高我们的口语表达水平和写作水平。

也就是说,我们平时在说话的时候,应该运用口语恰到好处地以手势、动作,目光、表情帮助说话,使我们在说话时条理清楚、思路清晰,在交流思想时协调自然,在传达信息时准确无误,在请示汇报工作时简明扼要。而这些,都需要我们有意识地去做,提醒自己先整理好自己的思路,然后以“我想说的有几点,第一,第二,第三”这样去进行一个谈话,这是沟通很重要的方面,一是避免浪费他人时间,同时也可以更好地阐明自己的观点。

其实,一个人口头表达能力的高低首先取决于他的思维的敏捷和思路的清晰程度。那么怎样才能做到这一点呢?首先,思维敏捷,来自于人的丰富的知识结构。也就是说,头脑里面有“东西”——“腹有读书自华”。你所掌握的知识越多,讲话的时候思维就会越活跃,越敏捷,因为各种知识会使你触类旁通,左右逢源,毫无思维阻塞的感觉。思路清晰,来自于对所要讲的事物的熟悉。

除了口语以外,还要有扎实的文字功底,熟知各种公文的格式和写法,语言平实、质朴、准确、精当,用词反复推敲斟酌,达到“一字入公文,九牛拔不出”的准确性和严谨性,使其言简意赅、短小精当。

同时还要文思敏捷,行文迅速,练就“下笔千言,倚马可待”的硬功夫,才能够应对各种会议、各种公文的拟写,做到忙而不乱,井然有序。当然了,其中也有一些值得借鉴的小技巧,因为作为秘书,我们平时写东西的情况很多,所以当闲下来的时候,多做些标准文本,以备不时之需。俗话说:好记性不如烂笔头。所以我们要养成随时准备纸笔,边听边记的好工作习惯。学会记录,只要在场能记录的就别落下,说不定什么时候有用。

而且,我们要清楚,写作能力并不仅仅是文字表达能力,它还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力,这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书不仅要会写文章,还要能说会道,一个人思维清楚才能说话清楚,所以要使说话有条有理,就要多思考,最好是说话前先打个腹稿,不要信口开河,滔滔不绝,也不能沉默寡言,问一句答一句。

说到这里,有一点值得一提的就是,一个人的表达能力不够好的一个本质原因就在于他的逻辑思维能力还不够强,那么如何训练自己的逻辑思维呢?

我认为最重要的是,当我们面对周边的知识,相关的案例,实践的东西,要学会不断地总结,不断的重复。

二、快速培养办事能力

在竞争日益激烈的现代社会,生存与成功的唯一捷径是学会办事。能不能把事情办成,不是看你有多大的企盼和多大的热情,而是看你有什么样的心态,用什么方法、用什么技巧。这时,办事能力就是一个人最大的生存与竞争资本。

我们知道,秘书的事务性工作具有繁琐性、重复性、智能性、程序化的特点,正是秘书工作的综合性,要求我们秘书人员应该具有较宽广的知识面,同时应具备较高的文化程度,因为良好的教育背景使人在看待问题,处理问题时会更加理性和全面。而且,我们还要不断的学习新知识,这样才能不断地解决在工作中遇到的新问题。

上述的这些特点要求秘书人员在锻炼培养自己的办事能力时,应从以下几方面入手:

首先,明确岗位职责范围与角色定位,知道哪些事该办,哪些事不该办,处理事情时要表现出得体和分寸感,既不失职也不越权;

明确参谋的作用,做好辅助角色,把握参谋尺度和参谋方法,为领导献计献策,但谋而不断,所以把握分寸是关键;

立足规劝层面,以交流探讨的态度提供信息、分析情况、提出建议,既要敢于直言,也要“察言观色”,迂回地表态反对性意见,做到谏而有度。

其次,通晓办事程序,平衡精力,区分轻重缓急,分清工作主次,熟悉办事渠道,这样才能少走弯路,提高办事效率。因为一个人的工作时间及精力毕竟是有限的,如何在有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此,秘书在做任何一项工作时,都要具备权衡轻重缓急的意识。同时,还要保持积极的心态,从凌乱的事情中理出头绪,告诉自己:事很多,别着急,抓紧办,慢慢来。为了使工作更有效率,尽量要把相同的工作放在一起来做,这样就能在有限的时间内完成更多的工作,或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

秘书还要能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事物。秘书必须知道:用正确的方式做事,比把一件事做正确更重要。

最后,善于社会交往和灵活应变,能够在正确原则的前提下,审时度势,能够根据事物不同情形和特点,及时准确的予以办理,尤其是对于紧急突发事件,更要善于控制自己的情绪,不能惊惶失措,要从容镇定,沉着应对。

此外,我们要想增强我们的办事能力,不仅要努力工作,还要肯于思考,学会问问题,在工作中养成多用脑,多思考的习惯,遇到自己不懂的东西要多想想,多总结,多问问,多学习,千万不要犯“想当然”的错误,同时学会一些办事的实用技巧,在实践中反复的总结教训,积累经验,这样才会有进步,才会把工作做的更好。

三、切实增强协调能力

办公室是一个集体,只有集体里的每一个人都各尽其责,并且相互配合才能营造和谐的的工作氛围,这时我们的工作效率才会有更大的提升。这就要求我们秘书要有一定的职业素养,能够和各种类型的上司和谐相处,办事细致、处事谨慎,有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久,且具备较强的心理承受力和保密意识,这样服众于人。

俗话说,做事先做人,一个成功的秘书,总是三分做事,七分做人。秘书部门作为一个企业单位的神经中枢,起到一个桥梁与纽带的作用,上传下达,左迎右送,那么要想顺利的开展这些工作,就需要协调好各方的关系:

一是协调好自己与领导的关系,既要摆正位置,增强角色意识,树立服务观念,维护领导的威信,尊重领导的意见和决策,又要正确领会与贯彻领导的意图,及时报告请示,以便明确自己工作目标和处理问题时应把握的尺度。此外,还要细心,学会在小事情上为上司补缺,必要时候需要为上司圆场。上司的失误要适时地提示,温和地提醒。

二是协调好领导之间以及领导活动的关系,由于秘书工作内容具有交叉性,由多个领导分管,要与各方面打交道,那么就需要处理好多头指示,主动促进领导人之间的沟通,避免产生误会,共同商讨出一个妥善的办法。

三是协调好各部门间关系,在“知识爆炸”、全球经济一体化步伐加快的今天,如果仅靠一个人得力量来完成各个领域的工作,这是不现实的,而协调好各部门关系,与同事交朋友,经常交流切磋、相互配合,才能产生“一加一大于二”的奇妙作用,做事才能事半功倍,而且,这也是内部职能分工的要求。

总之,好的秘书应该是经理与员工之间的一座桥梁,做得不好,秘书就会变成是经理和员工之间的一堵墙。所以正确、及时、适时地反映公司内部存在的问题,员工的要求等等,是做秘书的责任。如果秘书不是正常沟通,而是东家长西家短,搬弄是非,公司就非乱不可。

当然了,当我们遇到一些原则性问题时,一定要坚持立场,原则性要强,并具有较强的责任感和事业心。这样才能真真正正地把事情处理得不偏不倚、恰到好处。

四、有效提高操作能力

现代这个社会,是个信息时代,更是一个学习型社会,所以在现代信息化管理的背景下,只有使用先进的现代办公设备,秘书才能充分利用信息资源,提高办公质量,高效的完成任务。试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息,如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术,提高实际应用水平,那么,我们要提高操作能力,又该从哪方面着手呢?

一是要熟练掌握打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机和其他辅助办公设备的操作技能,并且能够学会保养和初步维修的本领。

二是掌握常用办公软件的使用技能,如Word、Excel、Power-point等软件的操作使用,以及能应用互联网技术和资源处理各种办公事务,如使用OA网络办公软件技能等。

三是掌握书法、速记、编辑、校对、档案管理、信息处理等技术。

四是能够掌握交通工具驾驶的本领。

5职业现状

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秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点,据不完全统计,就目前我国的秘书从业人员达2300万人,随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,秘书工作的重要性越来越受到重视,秘书已经不再是以前众人眼里“端茶递水”的角色,而是日渐成为企业内参谋与管理的特殊助手,所以他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定,这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。


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参考资料

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[1].新浪:浅谈秘书的岗位职责和能力要求
韦德体育app 记者23日获悉,由国家发改委发展规划司与云河都市研究院共同编制的《中国城市综合发展指标2017》已经出炉。

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标签: 社会 职业 工作

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